Merhabalar.

Hepimizin mecburen evde çokca zaman geçirdiğimiz şu günlerde bir taraftan işlerimizi halletmeye çalışırken öte yandan okumak için de eskiye nazaran daha fazla vaktimiz oluyor. İşte böyle bir günde Prof. Jan von Brocke‘in “Ten Principles of Good Business Process Management(BPM)” makalesini okuma şansım oldu. Dileyenler aşağıdaki linkten makalenin orijinaline ulaşabilirler.

Ten Principles of Good Business Process Management

Ben makaledeki ana fikri temel hatlarıyla geçip; kendi yorumlarımla birlikte paylaşacağım.

Verimli BPM yani İş Süreçleri Yönetimi yapabilmek için 10 prensip sıralanmış. Yani “biz çok iyi süreç yönetimi yapıyoruz” demeden önce bence bu perspektiflere bir göz atın ve mevcut durumla karşılaştırma yapın.

Bu prensipler:

  1. Mevcut Durumun Farkındalığı: BPM’i adımları belli bir talimat gibi varsayarak kurumun kendi yapısını göz ardı ederek hayata geçirmeye çalışması en büyük hatalardan biridir. Her organizasyonun yapısı, şartları ve paydaşları birbirinden farklıdır. Bu nedenle her organizasyonun BPM’i de kendine özgüdür.
  2. Sürekliliği Olması: BPM kısa süreli yapılan, devreye alınan ve uygulamaya geçilip faydaları elde edildikten sonra bırakılan bir yaklaşım değildir. BPM bir organizasyonun verimliliğini ve etkinliğini artırmak için sürekli olarak iyileştirilen ve sürdürülen bir yönetim aracı olmalıdır.
  3. Etkinleştirici Yönü: Tam Türkçe karşılığı olmayan “Enablement”, yani organizasyonun kendi yeteneklerini açığa çıkarması ve geleceğe yönelik olarak bu yeteneklerden faydalanması olarak ifade edebiliriz. Bu alanda yapılan araştırmalarda, BPM konusunda anahtar görevlerde yer alan çalışanların, organizasyonun süreçlerini ileriye taşıma ve iyileştirme sağlama konularında da önemli rol oynadığı görülmüştür.
  4. Kapsayıcılık: Sıklıkla şu örnekle karşılaşmışızdır. Süreç Yönetimi/BPM çalışmaları sanki Kalite, İnsan Kaynakları gibi belirli birkaç departmanın vazifesiymiş gibi algılanır. BPM tüm organizasyonu kapsar. Sadece bir odağı olmadığı gibi, sadece bir departmanın tekelinde de olamaz.
  5. Kurumsallaşma: BPM, bir organizasyondaki kişi/rol/pozisyonlardan bağımsız olarak formal bir yapı ortaya koyar. Kişilerin karar ve faaliyetlerinden ziyade organizasyonun prosedürleri çerçevesinde kuralları koyar ve buna göre hesap verilebilirlik sağlar. Kişisel inisiyatifler ön planda yer almaz.
  6. Bağlayıcılık: Yine tam olarak Türkçe’ye çevirebildiğimi düşünmediğim, “Involvement” teriminin karşılığı olarak; organizasyonda meydana gelen ve iş süreçlerini etkileyen tüm değişikliklere karşı tüm paydaşların ( Yönetici, Ortak, Çalışan..) kayıtsız kalmayarak bu değişime ayak uydurması, dönüşümü benimsemesidir. Yani BPM belirli bir grubun sorumluluğunda olmadığı için tüm paydaşları bağlar.
  7. Ortak Akıl: BPM yaklaşımı tüm paydaşların düşüncelerini yansıtmalıdır. Burada yine sıklıkla yapılan hatalardan biri, BPM’i teknik/mühendislik ile bağlantılayarak yukarıdan aşağı doğru yaygınlaşmasını engellemektir. Başka bir değişle BPM, ortak bir kurumsal akıl hedefler.
  8. Hedefe Ulaşma Amacı: BPM’i “yapıyor olmak için yapmak”, eninde sonunda başarısızlıkla sonuçlanacak ve belki de yönetimde bir önyargı oluşturacaktır. Burada yapılması gereken bir BPM yaklaşımı implemente edilirken, organizasyonun stratejik hedeflerine hizmet ediyor olmasına dikkat edilmelidir.
  9. Yalınlık: BPM, organizasyonun kapsamına bakılarak oldukça sade, yalın ve ekonomik bir şekilde hayata geçirilmelidir. Ekonomiklikten kasıt, projelerde harcanan efor, zaman ve maliyeti optimize ederek en yüksek önemi ihtiva eden süreçlerin dönüşümüne öncelik tanınmasıdır.
  10. Teknolojiden Yararlanma: BPM yaklaşımı organizasyonlara yeni iş yapış biçimleri ve araçlarını tanıma; teknolojiyi süreçlere adapte etme imkanı tanır. Özellikle IT alanındaki gelişmeler, bugün neredeyse tamamen insansız yürütülen süreçleri hayatımıza kattı. Bu da BPM yaklaşımının IT’den bağımsız düşünülemeyeceğini göstermektedir.

Yukarıdaki tüm bu prensipleri “Kapsayıcı, katılımcı, yalın, hedeflere yönelik, teknolojik gelişmelere açık ve sürdürülebilir bir sistem” olarak özetleyebiliriz. Bu benim kendi yorumum olmakla beraber yaşadığımız ve gördüğümüz tecrübelerde başarısızlıkla sonuçlanan projelerin en sık karşılaşılan kök nedenlerinden olduğunu belirtmek isterim.