Süreç Yönetimi, “olsa iyi olur” gibi bir şey değildir. Tam aksine, bir kurumun doğasında olmasına rağmen; bazı durumlarda bir grup insanın üzerine “yıkılan”, tetkikten tetkike hatırlanan, bir takım Excel, Visio vs dosyaların hükmünün geçtiği bir konu olarak algılanmaktadır. Tıpkı “Yönetim Sistemleri” gibi. Bu da işin ayrı bir boyutu.

Sürecin tanımına gelirsek: Girdileri çıktılara dönüştüren, tekrarlanabilen, birbirleriyle ilişkili adımlar bütünü. Bu bakımdan ele alınırsa Süreci Çizmek mi, Süreci Yönetmek mi? sorusunun yanıtı = Süreci sadece çizmek yeterli değil.

Neden?

* Süreç verimli mi işliyor, yoksa daha fazla iyileştirilebilir mi?

* Süreçte mükerrer işlemler var mı, süreç sadeleştirilebilir mi?

* Süreçte gereksiz roller/kişiler, gereksiz işlemlerle boğuşmak zorunda mı kalıyor?

* t anında başarı durumumuz nedir? Bu sürecin çıktıları bizi iyiye mi götürüyor, yoksa kötüye mi gidiyoruz?

* Norm kadro çalışması yaptık mı? Doğru işi doğru kişiye atadık mı? Süreçlerde görev alacak kişilerin yetkinliklerini ölçüyor muyuz?

* Süreçlerde ne tür riskler ve fırsatlar var? Bunları yönetebiliyor muyuz?

* Hangi süreçlerimiz hangi yasal mevzuatlarla ilişkili? Herhangi bir mevzuat değişikliğine hazır mıyız?

.. gibi sorulara yanıt verebilmek için süreçleri belirlemek ve modellemek yetmemektedir. Evet, süreçleri mutlaka belirlemeli, kırılımlandırmalı ve modellemeliyiz. Bu, işin teknik detayı ve ayrı bir yazının konusu.

Süreç Yönetimi

Ancak Süreçleri Yönetmek burada kilit nokta. Süreci yaşayan bir organizma olarak görüp tıkandığı noktada müdahale etmek, sürekli izlemek, iyileştirmek gereklidir. Organizasyonlar değişir, yapılan işler değişir, insanlar değişir. Her şeyin değiştiği bir ortamda süreçlerin değişmemesi mümkün değildir. İşte burada bu değişimi de yönetmek önemlidir.

Sürekli olarak izlediğiniz ve iyileştirdiğiniz süreçler, hem operasyonel hem de yönetsel faaliyetlerin daha verimli yürümesini sağlayacaktır. İyi yönetilen süreçler bir zaman sonra kişilerden bağımsız, tamamen sistem odaklı bir yaklaşımı organizasyonun bilincine aşılayacak ve Süreçlerle Yönetim mümkün olabilecektir.